Home office jako bezpapírová kancelář

Home office již není jen alternativou k práci v kanceláři nebo zaměstnaneckou výhodou - stává se realitou a nutností. Proto je potřeba zaměstnancům zajistit i plnohodnotné nakládání s dokumenty. Šetřte sobě i jim čas a peníze - budoucnost patří Paperless Office!

Vzdálený přístup k dokumentům a bezpapírovou komunikaci využijete nejen v karanténě, ale i na cestách nebo jako nový trend práce z domova. A jak povýšit home office na práci jakoby ji zaměstnanci vykonávali přímo z kanceláře a to v plném rozsahu?

Dlouhodobá archivace dokumentů v souladu s eIDAS

Pokud začnete pracovat s digitálními dokumenty, pak musíte vyřešit, i co s nimi budete dělat! Paperless Office znamená nejen digitální oběh a schvalování, ale také dlouhodobou archivaci dokumentů a dlouhodobé uchování ověřitelnosti podle evropského nařízení eIDAS.

Vše kdykoliv po ruce z vašeho chytrého zařízení, ať už jste kdekoli! Paperless archivace nové generace je řízený přístup zaměstnanců k digitálním zdrojům organizace v kanceláři i na home office.

Elektronický podpis, pečetění a časové razítko

Elektronický podpis a pečetění jsou v dnešní době už nezbytnou součástí výbavy každého úřadu. Pro firmy jsou dobrovolné, ale je to skvělá cesta k Paperless Office. Vzdálené podepisování totiž umožňuje vyřizovat agendu i ve chvíli, kdy je odpovědný manažer v karanténě, na služební cestě nebo na dovolené.

Časové razítko zase umožní zafixovat dokument v čase a zajistí identifikaci jeho případné změny. Vyzkoušejte službu SecuSign, která zajistí veškeré služby dle evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Vzdálený přístup a firemní workflow

Pro bezproblémové fungování firmy nebo úřadu v nouzovém režimu je bezpodmínečně nutné zajistit oběh dokumentů a schvalovací procesy. Tedy vzdálený, ale kontrolovaný a podmíněný přístup k firemním dokumentům z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu.

Základem je digitalizace všech dokumentů. Poté se už dá vše řešit online - workflow, podepisování i archivace - například pomocí nástroje FormApps, který je určený pro moderní bezpapírovou kancelář.

Snadné používání datové schránky

Zájem o používání datových schránek během jarní vlny pandemie korovaviru raketově vzrostl zejména u živnostníků a fyzických osob. Důvodem je jak snaha vyhnout se co nejvíce fyzickému kontaktu s lidmi při docházení na úřady či pobočky České pošty, tak i připravenost na podání žádostí o různé podpory podnikatelům.

Pro tuto cílovou skupinu je k dispozici aplikace Signer, která usnadňuje přípravu dokumentů v elektronické podobě.

Chytré formuláře

Potřebujete jednoduše schvalovat HR procesy, služební cesty, oběh faktur, směrnic a další interní procesy? Aplikace FormApps představuje pokročilý nástroj pro vytváření univerzálně dostupných formulářových rozhraní napříč všemi platformami a zařízeními. Například pro zavádění schvalovacích procesů.