Bezpapírová řešení pro kancelář šetří čas i peníze uživatelů

Firmy vedle ekologického aspektu zajímají i otázky, jak se zbavit nadužívání kancelářského papíru, včetně jeho vlivu na provozní náklady a čas strávený papírováním - přitom pouze pětina faktur v České republice se vyřizuje elektronicky.

Elektronická výměna obchodních dokumentů je mnohem rychlejší a přehlednější, umožňuje okamžitou archivaci dokladů a ani elektronické podepisování či pečetění s časovým razítkem už dnes není vůbec žádný problém.

To samé platí i o vnitřní komunikaci firem a organizací. Přechod na bezpapírové řešení se sice může jevit jako složitý, ale firma, která nahradí staré procesy elektronizací, se už zpravidla nechce vracet zpět.

quot;DMS systém pro správu dokumentů například umožňuje evidovat, sdílet a spravovat dokumenty už od jejich vzniku přes schválení po distribuci v rámci firmy. To vše lze provádět i prostřednictvím chytrého mobilního telefonu. Prakticky všechny obchodní a úřední dokumenty vznikají elektronicky. Tak proč je elektronicky rovnou nepodepisovat a razítkovat? Naše řešení umožňuje vytvářet elektronické dokumenty s právním účinkem, které odpovídají nárokům Evropské unie,quot; říká Martin Vondrouš, expert pro nové technologie ze společnosti Software602.

Firemní dokumenty v elektronické podobě tak zůstávají stále pod kontrolou od jejich vzniku až po skartaci a manažer se k nim může dostat odkudkoli, například schvalovat a podepisovat dokumenty či procesy z dovolené.

Spisová služba zase umožňuje sdružování dokumentů do spisů, spravuje skartační plán, validaci a třídění příchozích dokumentů.

To vše včetně dlouhodobé archivace a napojení na systém datových schránek.

Komplexní řešení na klíč

Prostřednictvím datových schránek mohou firmy či organizace vyřizovat vše potřebné, aniž by musely dokumenty tisknout, fyzicky podepisovat, razítkovat a zasílat kurýrem nebo doporučeně poštou.

Čas strávený vyřizováním administrativy v podobě fyzických dokumentů a zasíláním poštovních zásilek pak mohou využít jinak a efektivněji.