Finanční řízení s podporou moderních technologií

Sophia Solutions nabízí metodickou i technickou pomoc a podporu v procesech finančního řízení firem - zejména v oblastech plánování, rozpočtování, forecastingu, alokací nákladů a řízení profitability.

Podle aktuálních průzkumů zhruba 75% společností používá pro plánování a forecasting prostředí MS Excel a více než 78% všech finančních rozhodnutí je provedeno na základě dat uložených v souborech MS Excel. Časová i technická náročnost plánování v sadách tabulek hraje klíčovou roli v délce a přesnosti plánovacího procesu. A pokud chtějí firmy v dnešní ekonomicky náročné době uspět, musí umět reagovat rychle a přesně.

Průzkumy plánovacích aplikací realizovaných pomocí MS Excel říkají, že téměř 50% času celého plánovacího nebo forecastovacího cyklu zabere kontrola a oprava chyb ve vzorcích. Až 63% všech plánovacích tabulek vyžaduje manuální vstupy a aktualizace nebo jinou údržbu.

Kdybychom promítli celý plánovací cyklus do jednoho pracovního týdne, tak zjistíme, že na samotné plánování, analýzy a další práci s daty zůstává finančnímu oddělení pouhá jedna třetina jednoho jediného pracovního dne, což je žalostně málo.

S údržbou a manuálními úpravami souvisí i (ne)konzistence mezi jednotlivými soubory. Tento problém může způsobit nemalé finanční ztráty.

Na těchto příkladech lze ilustrovat benefity centralizace plánovacího modelu, kterou moderní technologie pro plánování nativně podporují. Centrální správa multidimenzionálního modelu, kalkulačních mechanizmů, plánovacích formulářů a dalších součástí plánovacího systému razantně uvolňuje ruce uživatelům, kteří tak mohou svůj čas využít mnohem efektivněji pro práci s daty.

Základním stavebním kamenem všech plánovacích modelů jsou dimenze, respektive multidimenzionální uspořádání dat. MS Excel není multidimenzionální platforma a postrádá tak mnohé výhody, které jsou takovýmto systémům vlastní.

Výhod moderního plánovacího systému oproti MS Excel je mnoho. Všichni stávající uživatelé MS Excel jistě dobře znají všechny neduhy této aplikace, protože se s nimi setkávají dnes a denně v rámci svojí rutinní pracovní náplně.

Moderní systém pro finanční řízení lze implementovat ve společnosti jakékoliv velikosti - od malých podniků až po velké korporace. Rovněž je možné použít jej ve kterémkoliv segmentu ekonomiky.

Klíčovým bodem při nasazení nového plánovacího řešení je okamžik, kdy probíhá diskuze ohledně modernizace procesu plánování z metodického pohledu. Uživatelé MS Excel jsou totiž historicky hodně spjati s tímto způsobem plánování a není lehké je přesvědčit a otevřít jejich mysl modernímu pojetí plánovacího modelu.

"Prvním krokem při nasazení nového plánovacího systému je detailní analýza stávajícího stavu. V rámci tohoto kroku pochopíme základní principy plánování u zákazníka a následně navrhneme potenciální změny - jak v samotném procesu, tak i z pohledu struktury plánu, kalkulačních celků atd. Po vzájemném odsouhlasení stavu budoucího přichází na řadu samotná implementace nového řešení, která je následně precizně otestována zákazníkem. Uživatelé následně absolvují školení jak s novým nástrojem pracovat a pokud toto všechno proběhne bez problémů, je systém nasazen do reálného provozu," říká Vladislav Hanák, Team Leader CPM společnosti Sophia Solutions.

Standardní součástí dodávky je také podpora již běžícího systému, včetně průběžného monitoringu aplikace. Výhodou moderních plánovacích platforem je to, že jsou z naprosté většiny plně ve správě business uživatelů. Ti, po absolvování adekvátního proškolení, jsou schopni bez podpory IT a dodavatele upravovat a případně i dál rozvíjet naimplementované řešení.

Vlastní doba implementace nového plánovacího systému se odvíjí od mnoha faktorů - nejvíc záleží na složitosti a komplexnosti plánovacího procesu a nasazení by mělo být rozfázováno do dílčích etap a postupně adaptováno uživateli.

V dnešní době lze moderní plánování provozovat jak ve verzi "on-premise" (lokální instalace v infrastruktuře zákazníka), tak i ve verzi "cloud". Základní rozdíl je v tom, že lokální instalace vyžaduje provoz tohoto systému a dohled nad ním, což je plně v režii firmy, zatím co cloudová varianta je provozována dodavatelem plánovací platformy.

Z finančního pohledu lze jednoduše spočítat rozdíl mezi instalovanou verzí a cloudem. Pro firmu je rozdíl zejména v tom, že lokální instalace je investice do licencí a hardware (je to majetek), ale cloudová verze představuje provozní náklady. Běžný uživatel samozřejmě nepozná, jestli se přihlašuje do lokální aplikace nebo do cloudu - z tohoto pohledu jsou to vzhledově a funkčně totožné aplikace.

Poslední trendy ukazují zvýšený zájem o cloudovou variantu plánovacího řešení. Pochybnosti o zabezpečení dat v cloudu jsou již naštěstí minulostí a zákazníci oceňují jednoduchost a rychlost pořízení moderního nástroje.

Zároveň je pro ně jednodušší obhájit si provozní náklad na SaaS (software-as-a-service) řešení než nechat si složitě schvalovat investiční záměr, domlouvat si na IT rozpočet na správu aplikace atd.

Článek Sophia Solutions, s.r.o. ze dne pondělí 6. června 2016

Další články od Sophia Solutions, s.r.o.