Kontrola vstupenek návštěvníků velkých akcí pomocí mobilních technologií

S mobilní aplikací a technologií pro správu mobilních zařízení Samsung Knox, kterou implementovala společnost System4u, zvládli pořadatelé kontrolu vstupenek 150000 návštěvníků 115. narozenin Harley Davidson v roce 2018 na pražském výstavišti.

Hlavní organizátoři Jaroslav Vavřina, Michal Šesták a Martin Cieslar mají s akcemi pro motorkáře bohaté zkušenosti, protože už od roku 2013 pořádali každoroční Prague Harley Days. Tato akce se však se s tím, co očekávali na 115. narozeniny značky, nedala srovnávat.

Na Prague Harley Days pořadatelé dosud zvládali návštěvníky odbavovat ručně - motorkáři vytáhli papírovou vstupenku a po jejím překontrolování byli vpuštěni do areálu. Na oslavy výročí však mělo přijet násobně více lidí, kde by podobný postup nemohl fungovat.

Než motorkář zaparkuje, vypne motor, najde v kožené bundě papírovou vstupenku, pozdraví se u brány s kamarády, nastartuje a vjede do areálu, může to klidně trvat několik minut a u bran výstaviště by se pak tvořily ohromné fronty lidí a motorek.

Organizátoři proto už 2 roky před výročím objížděli podobné akce v zahraničí, kde hledali inspiraci. Nakonec se rozhodli, že odbavování vstupenek vyřeší pomocí mobilní technologie.

QR kód na vstupenkách

Cílem bylo, aby návštěvníci u brány vůbec nemuseli slézat z motorky, aby se jen rychle legitimovali, dostali návštěvnický náramek a pokračovali dál. Na vstupenkách bude QR kód, který obsluha načte pomocí mobilního telefonu, ihned motorkáři nasadí náramek pro návštěvníky a pustí ho do areálu.

Cílovou skupinou Harley Davidson jsou muži ve věku 50 let a více, Cieslar a Šesták proto počítali s tím, že návštěvníky oslav bude potřeba na tuto technologickou změnu s předstihem připravit. Proto s velkou časovou rezervou spustili e-shop se vstupenkami, sepsali informační desatero pro návštěvníky a poslali všem sérii e-mailů, ve kterých vysvětlili, jak bude elektronické odbavování fungovat.

Přitom bylo předem jasné, že ne všichni motorkáři mají smartphone, aby vstupenku jen ukázali na displeji. Počítali jsme s tím, že někdo ukáže telefon a jiný vytištěnou vstupenku. Odbavení pomocí QR kódu však v obou případech mělo být rychlejší než ruční kontrola každé vstupenky.

Dvě aplikace a telefony od Samsungu

Aby měli motorkáři co největší motivaci přijet na akci s elektronickou vstupenkou ve smartphonu, vyvinul Harley Davidson ve spolupráci s firmou Juicymo mobilní aplikaci, kterou si návštěvníci mohli zdarma stáhnout. V této aplikaci měli nahranou vstupenku, našli zde program akce, mapu areálu nebo tipy na motorkářské výlety po okolí.

Ve stejné době vznikla také druhá mobilní aplikace, která sloužila pořadatelům k ověření QR kódu na vstupenkách.

Dále bylo nutné vybavit pořadatele mobilními telefony. To si vzala na starost společnost Samsung, která firmě Harley Davidson zapůjčila 100 smartphonů.

Jejich správu pak zaštítila firma System4u - jediný certifikovaný partner Samsung Knox, systému pro hromadnou správu mobilních telefonů, v České republice.

Stačilo jen, aby Samsung poslal IMEI kódy zařízení a technici ze System4u je na dálku nastavili. Po zapnutí telefonu se pořadatelům ukázalo logo Harley Davidson s nápisem 115. výročí - nastavena byla tapeta s motorkářskou tématikou i mobilní aplikace na odbavení vstupenek. Pořadatelé tak telefony jenom zapnuli a vše již měli připravené.

Pohodlná správa všech telefonů

Systém pro správu mobilních telefonů Samsung Knox přišel vhod i Cieslarovi s Šestákem. Oba organizátoři v jednoduché konzoli viděli, kde přesně jednotliví pořadatelé stojí nebo jak moc jsou vytížení, takže mohli vhodně rozmisťovat své lidi, aby předešli frontám.

60 pořadatelů bylo přímo na výstavišti, další byli na benzínkách OMV a několik dalších na letišti. Koordinace lidí se podařila tek, že nikde nevznikaly fronty, ve chvílích největšího náporu motorkáři čekali maximálně pár minut.

Na příští akci budou mobilní technologie znovu

Organizátoři akce byli z fungování systému tak nadšení, že jej letos při Prague Harley Days využijí znovu.

"Musím říct, že řešení 100% splnilo naše očekávání. Když si představím, že bychom všechny návštěvníky odbavovali ručně, nejspíš to za ty 4 dny trvání akce ani nestihneme. Takto jsme to zvládli úplně s přehledem, nejdelší fronty byly skutečně jen na několik minut. Na příští akci využijeme stejné aplikace, stejné telefony i stejný systém. Plánujeme jenom drobné technické úpravy v aplikaci, nic velkého," říká za tým pořadatelů Jaroslav Vavřina.

Ideální řešení pro velké akce

Také chcete návštěvníky svých akcí odbavovat pomocí mobilní aplikace?

Napište nám na info@system4u.com nebo zavolejte na 543-210-522.